Overview

Een facilitymanagementafdeling onderzocht de aankoop van een extra locatie voor de verwachte groei. DataGrow bracht boekingsdata, sensormetingen en de groeiprognose samen in een onderbouwing voor de directie.

Om de organisatie te anonimiseren zijn alle bedragen, aantallen en percentages in deze case fictief. Het beschreven vraagstuk en de werkwijze zijn gebaseerd op het project.

Concrete aanknopingspunten

• €10 miljoen — De voorgenomen aankoop van een extra locatie.
• 68% geboekt, 48% werkelijk gebruikt — Het verschil tussen de boekingskalender en de sensormetingen.
• 235 nieuwe medewerkers — De verwachte groei die in het scenario werd gebruikt.
• 3.100 m², 275 fte en 180 werkplekken — De capaciteit van de extra locatie in de blauwdruk.

Een groot besluit zonder scherp beeld van de ruimtebehoefte

De organisatie verwachtte sterke personeelsgroei. Facility management onderzocht daarom de aankoop van een extra locatie voor €10 miljoen. Die locatie moest een deel van de groei opvangen, niet het hele bedrijf huisvesten.

De directie wilde weten hoeveel extra ruimte werkelijk nodig was. Waren de bestaande ruimtes daadwerkelijk vol? Welk deel van de groei kon daar nog worden opgevangen? En welke capaciteit moest de extra locatie dan krijgen?

De eerste onderbouwing bestond vooral uit signalen van medewerkers en gegevens uit het boekingssysteem. Vergaderruimtes leken vaak vol, maar een reservering bewees nog niet dat een ruimte werkelijk werd gebruikt.

De facilitymanagementafdeling droeg daarmee wel de verantwoordelijkheid voor het voorstel, maar miste een cijfermatige basis waarmee de directie de investering kon beoordelen.

De vraag achter de huisvesting

De directie moest vier vragen kunnen beoordelen:

• Hoe intensief werden de bestaande vergaderruimtes werkelijk gebruikt?
• Welk deel van de verwachte groei kon binnen de huidige huisvesting worden opgevangen?
• Hoeveel medewerkers moest de extra locatie ondersteunen?
• Welke oppervlakte, werkplekken en voorzieningen hoorden daarbij?

Een boekingspercentage of groeiverwachting gaf afzonderlijk geen antwoord. Eerst moest duidelijk worden hoeveel ruimte werkelijk werd gebruikt. Daarna kon de verwachte groei worden vertaald naar de capaciteit van een extra locatie.

Geboekt is niet hetzelfde als gebruikt

De vergaderruimtes stonden gemiddeld 68% van de kantoortijd geboekt. Sensormetingen lieten zien dat 29% van die boekingen niet werd gebruikt. De feitelijke benutting kwam daardoor uit op 48%.

Zo kon de organisatie onderscheid maken tussen ruimte die op papier bezet was en ruimte die werkelijk werd gebruikt. Dat was nodig om te bepalen welk deel van de verwachte groei binnen de bestaande huisvesting kon worden opgevangen en waarvoor extra vierkante meters nodig waren.

Bepalen welk deel van de groei naar de extra locatie gaat

De prognose ging uit van 235 nieuwe medewerkers. De extra locatie hoefde niet het hele bedrijf te huisvesten, maar moest een deel van die groei opvangen.

DataGrow verbond de verwachte groei met de capaciteit die op de tweede locatie nodig was. Zo werd duidelijk welk deel van het ruimteprobleem de investering moest oplossen.

Een blauwdruk voor capaciteit en voorzieningen

De gebruiksanalyse en groeiprognose kwamen samen in een huisvestingsblauwdruk. Het scenario beschreef de aankoop van een extra locatie van 3.100 m², ingericht voor 275 fte en 180 werkplekken. De blauwdruk bevatte daarnaast 14 vergaderruimtes en 12 toiletten plus één mindervaliden-toilet.

Die specificaties maakten de aannames achter het investeringsvoorstel zichtbaar. De directie kon het gevraagde bedrag beoordelen aan de hand van:

• Hoeveel ruimte werkelijk werd gebruikt;
• Welke groei werd verwacht;
• Welk deel daarvan naar de extra locatie zou gaan;
• Welke oppervlakte en werkplekcapaciteit daarbij hoorden;
• Welke vergaderruimtes en voorzieningen nodig waren.

De analyses werden zo verbonden aan het besluit waarvoor facility management verantwoordelijk was.

Wat er veranderde

Voor het project steunde de huisvestingsvraag vooral op signalen van medewerkers en gegevens uit het boekingssysteem. Die informatie liet zien hoe druk het gebouw leek, maar niet hoeveel ruimte werkelijk werd gebruikt.

Na de analyse beschikte de facilitymanagementafdeling over een blauwdruk waarin boekingen, feitelijk gebruik, verwachte groei en de capaciteit van de extra locatie afzonderlijk zichtbaar waren.

De huisvestingsvraag lag daardoor niet langer als één bedrag op tafel. De directie kon per aanname beoordelen hoe de investering van €10 miljoen was opgebouwd.

Relevantie voor andere facilityteams

Dezelfde beslisvorm komt terug wanneer een organisatie groeit, een huurcontract afloopt, een kantoor wil aankopen of de verdeling van werkplekken opnieuw moet beoordelen. Facility management moet dan meer uitleggen dan hoeveel mensen klachten hebben of hoe druk een gebouw aanvoelt.

Een bruikbare onderbouwing vergelijkt boekingen met feitelijk gebruik en verbindt dat verschil met de verwachte groei. Zo wordt duidelijk wat binnen de bestaande huisvesting kan worden opgelost en welke capaciteit een extra locatie werkelijk nodig heeft.