Overview

De zorgvraag groeit, terwijl de beroepsbevolking en het aantal beschikbare zorgmedewerkers niet in hetzelfde tempo meegroeien. Zorgorganisaties moeten daardoor met beperkte mensen en middelen meer zorg organiseren. Om die capaciteit gericht te kunnen inzetten, wordt betrouwbare stuurinformatie steeds belangrijker.

Voor een Nederlandse zorgorganisatie werd die informatiebehoefte concreet tijdens de overgang naar een nieuw dataplatform. De rapportagemigratie was vastgelopen, terwijl het bestaande platform nog ruim 200 dashboards bevatte. Samen met DataGrow bracht de organisatie gebruikersvragen en definities opnieuw in kaart. Het resultaat was een samenhangende set van minder dan 20 dashboards voor zorginhoudelijke informatie en bedrijfsvoering.

Wat veranderde

• Ruim 200 bestaande dashboards werden teruggebracht tot minder dan 20.
• Gebruikers en domeinexperts bepaalden opnieuw welke informatie nodig was.
• Zorginhoudelijke informatie en bedrijfsvoering kregen ieder een duidelijke plaats.
• Voor verzuim werd een definitie uitgewerkt die aansloot op een sectorale benchmark.

Meer zorgvraag vraagt om samenhangende informatie

Door vergrijzing neemt de vraag naar zorg toe, terwijl de beschikbare personele capaciteit achterblijft. Zorgorganisaties moeten daarom scherper kunnen sturen op de inzet van mensen en middelen, zonder de kwaliteit en continuïteit van zorg uit het oog te verliezen.

De informatie die daarvoor nodig is, zit vaak verspreid over verschillende systemen:

• EPD: patiëntinformatie en zorgregistraties, doorgaans binnen ziekenhuizen.
• ECD: cliëntinformatie en zorgregistraties, doorgaans binnen andere zorginstellingen.
• ERP: gegevens over personeel, financiën en bedrijfsvoering.
• Rapportageomgeving: de plek waar informatie uit verschillende bronnen rond concrete stuurvragen moet samenkomen.

De rapportages binnen afzonderlijke pakketten geven niet altijd het samenhangende beeld dat managers nodig hebben.

In dit project liep de informatiebehoefte uiteen van zorgregistratie tot financiën, personeel en verzuim. De uitdaging was daarom niet alleen om rapportages technisch over te zetten, maar om opnieuw vast te stellen welke informatie nodig was, welke definities leidend waren en hoe die informatie in een overzichtelijke rapportageomgeving bijeen kon komen.

De deadline kwam dichterbij, maar de basis miste

De zorgorganisatie was bezig met de overgang naar een nieuw dataplatform. Het oude rapportageplatform bevatte ruim 200 dashboards. Informatie kwam op meerdere plekken terug en dezelfde cijfers sloten niet altijd op elkaar aan.

De overstap maakte dat probleem urgent. Medewerkers waren voor hun dagelijkse en periodieke inzicht nog afhankelijk van de bestaande rapportages. Volgens de betrokken projectlead leefde binnen de organisatie de zorg dat dit inzicht verloren zou gaan als de nieuwe omgeving niet op tijd gereed was.

De organisatie had daardoor een dubbele opgave. De migratie moest doorgaan, maar de nieuwe omgeving moest ook bruikbaar zijn voor de mensen die op zorg, personeel en bedrijfsvoering stuurden. Een technische overgang zonder heldere keuzes over inhoud zou de bestaande versnippering meenemen naar het nieuwe platform.

Er waren dashboards gepland zonder vastgestelde informatiebehoefte

DataGrow werd aanvankelijk gevraagd om nieuwe dashboards te bouwen. Tijdens de eerste weken bleek dat de opdracht verder terugging dan de visualisatie.

In het lopende migratietraject was een beperkt aantal nieuwe dashboards voorzien, maar vier basiselementen waren nog niet vastgesteld:

• Welke gebruikersvragen de dashboards moesten beantwoorden.
• Welke definities leidend waren.
• Welke bronnen nodig waren.
• Tot welk detailniveau gebruikers moesten kunnen doorklikken.

De bestaande dashboards konden niet zonder meer als requirements dienen. Hun aantal was in de loop van de tijd gegroeid. Informatie overlapte en cijfers konden per dashboard verschillen. Wie de oude schermen één op één zou nabouwen, zou ook de onduidelijkheid over definities en gebruik overnemen.

De organisatie en DataGrow besloten het traject opnieuw af te bakenen. DataGrow nam verantwoordelijkheid voor de product- en projectkant van de rapportagemigratie. Het technische team bleef werken aan het dataplatform. Zo kreeg de inhoudelijke herstart een duidelijke eigenaar, terwijl de bestaande technische verantwoordelijkheden intact bleven.

Gebruikers en informatiebehoefte werden opnieuw het vertrekpunt

De herstart begon bij de mensen die met de informatie moesten werken. Drie vragen stonden centraal:

• Welke beslissingen moesten gebruikers nemen?
• Welke cijfers hadden zij daarvoor nodig?
• Hoe ver moesten zij kunnen doorklikken om een afwijking te begrijpen of actie te ondernemen?

Locatiemanagers vormden volgens de projectlead een belangrijke gebruikersgroep. Zij hadden overzicht nodig, maar moesten ook relevante details kunnen onderzoeken. De informatiebehoefte liep uiteen van zorgregistratie tot financiën en personeel. Daarom kon de organisatie de nieuwe rapportages niet als één generiek dashboard ontwerpen.

DataGrow bracht de betrokken groepen rond dezelfde vragen bijeen:

• Gebruikers maakten duidelijk wanneer en op welk niveau zij informatie nodig hadden.
• Domeinexperts bepaalden wat een cijfer inhoudelijk betekende.
• Het technische team bewaakte de bronnen en de aansluiting op het nieuwe platform.
• DataGrow vertaalde de uitkomsten naar requirements, scope en rapportages.

Pas daarna werd vastgesteld welke dashboards nodig waren en welke informatie ieder dashboard moest bevatten.

De definitie van verzuim bepaalde de bruikbaarheid

Een van de uitgebreidste onderdelen ging over verzuim. De rapportage moest drie praktische vragen beantwoorden:

• Hoe ontwikkelt het verzuim zich?
• Waar komt het voor?
• Waar is opvolging nodig?

Een grafiek met een verzuimpercentage was daarvoor niet genoeg. De berekening moest aansluiten op de definitie van de sectorale benchmark Vernet. Alleen dan kon de organisatie de eigen cijfers op een zinvolle manier vergelijken met andere zorgorganisaties.

Het vastleggen van die definitie vroeg afstemming tussen de betrokken domeinexperts. Zij moesten precies bepalen welke gegevens binnen de benchmarkdefinitie vielen en welke bron leidend was.

Dit definitiewerk maakte het verschil tussen een technisch correcte rapportage en een cijfer waarop de organisatie werkelijk kon sturen en vergelijken. De visualisatie volgde uit die inhoudelijke keuzes.

Product, project en techniek kregen een heldere verdeling

De migratie werd door meerdere partijen uitgevoerd. De rolverdeling bleef helder:

• Het platformteam bleef verantwoordelijk voor het nieuwe dataplatform en de technische bronnen.
• De zorgorganisatie leverde de domeinkennis en bepaalde wat de cijfers moesten betekenen.
• DataGrow stuurde de requirements, rapportageomgeving en dagelijkse voortgang.
• Een tweede DataGrow-specialist sloot later aan voor extra ontwikkelcapaciteit.

Die verdeling voorkwam dat de externe ondersteuning als een los dashboardteam naast de organisatie ging werken. Volgens de betrokken projectlead kon het gezamenlijke team de afgesproken rapportages daardoor binnen de geplande termijn opleveren.

Herkenbaar voor andere zorgorganisaties

Een platformmigratie lijkt al snel een technische opdracht. Drie inhoudelijke vragen moeten echter eerst helder zijn:

• Welke informatie moet blijven bestaan?
• Wie gebruikt een cijfer en voor welke beslissing?
• Welke definitie is leidend?

Dat risico groeit wanneer zorginhoudelijke informatie uit een EPD of ECD moet worden verbonden met personele en financiële informatie uit bijvoorbeeld een ERP-systeem. Een nieuwe technische omgeving lost verschillen tussen bronnen, definities en verantwoordelijken niet vanzelf op.

DataGrow helpt zorgorganisaties zulke migraties terug te brengen tot concrete beslissingen, gebruikers en definities. De technische uitvoering krijgt daarmee een heldere inhoudelijke opdracht. Zo ontstaat een compactere informatiebasis waarin zorginhoudelijke en bedrijfsmatige informatie in samenhang kan worden bekeken — een basis om keuzes over schaarse capaciteit beter te onderbouwen, zonder iedere bestaande rapportage automatisch mee te nemen.